Estrapolazione dati

Salve con il CED ci domandavamo se il RPCT dell’amministrazione può scaricare, e con quale modalità, l’istanza prodotta dal segnalante sopratutto ai fini della conservazione della segnalazione, sapendo che dopo i 18 mesi effettuate la cancellazione automatica. Inoltre è possibile disaccoppiare dei dati del segnalante rispetto alle informazioni relative alla segnalazione, immaginando di dover utilizzare le informazioni nell’istruttoria.

graztie Tiziana B

Buongiorno, è possibile esportare la segnalazione e i messaggi intercorsi tra il segnalante e il RPCT. Lo potete fare direttamente dalla segnalazione.
Non è possibile disaccoppiare i dati del segnalante rispetto alla segnalazione.
Ci teniamo però a condividere alcune considerazioni in proposito:

  1. la piattaforma informatica è un mezzo di dialogo sicuro e confidenziale ma non è pensata per essere un sistema gestionale. L’ente dovrebbe avere un proprio sistema sicuro di raccolta delle informazioni nel quale trasferire le informazioni utili e rilevanti, nell’ottica della compliance con il GDPR, che prevede una minimizzazione nella conservazione dei dati personali. I 18 mesi sono un termine riferibile al dialogo con il segnalante, che dovrebbe esaurirsi entro quel termine. ciò detto, l’ente può estrapolare le informazioni della segnalazione che possano essere utili anche in un futuro per i motivi più vari.
  2. L’estrazione con disaccoppiamento è per noi poco utile nel momento in cui si esporta in modo automatico la segnalazione per diversi motivi:
  • si potrebbero disaccoppiare nome e cognome dagli specifici campi ma sarebbe impossibile rimuovere la menzione degli stessi da altri possibili campi della segnalazione (risposte successive, allegati, descrizione ampia).
  • l’identità potrebbe anche essere rivelata in un secondo momento, quindi non essere prevista in campi specifici.
  • il considerare i dati del segnalante come gli unici elementi identificativi è sicuramente un errore, in quanto i dati identificativi del segnalante spesso hanno a che fare anche con le informazioni riportate.
  • è importante ed fondamentale che l’istruttoria sia fatta riformulando le informazioni contenute nella segnalazione e non inoltrando la segnalazione stessa, perchè quest’operazione da parte del RPCT gli permette di estrarre le informazioni rilevanti, qualificarle per gli scopi dell’accertamento e tutelare la riservatezza sia del segnalante che degli altri soggetti eventualmente indicati nella segnalazione stessa.
    Grazie.